Partie administrative et facturation

Pourquoi choisir cette formation ?

Formez-vous au module de gestion administrative et de facturation de Medtra grâce à une formation complète et approfondie. Vous maîtriserez l'ensemble des fonctionnalités vous permettant de gérer les effectifs déclarés mais également de facturer de façon automatique ou manuelle les prestations réalisées et traiter vos règlements.

Objectifs
  • Rechercher des adhérents / collectivités / services
  • Créer / consulter / modifier un dossier adhérent / collectivité / service
  • Utiliser les alertes et les outils adhérents
  • Editer la D.O.E. / D.P.A.E.
  • Paramétrer le module administratif
  • Editer l’appel de cotisation
  • Lancer la facturation automatique
  • Créer / rechercher une facture manuelle
  • Créer / rechercher un règlement
  • Editer la remise en banque
  • Connaitre et utiliser les outils et les impressions spécifiques
  • Réaliser le transfert en comptabilité

Programme

Présentation de Medtra

  • Connexion au logiciel : un seul mode de connexion pour l’utilisation du module
  • Présentation du ruban : description rapide du ruban et des onglets intervenant dans la partie administrative et dans la facturation

 

Gestion des adhérents / collectivités

  • Liste des adhérents / collectivités
    • Critères et astuces de recherche
    • Statuts des adhérents (actif, suspendu, radié, prospect)
    • Impression (aperçu avant impression)
    • Représentations graphiques

 

  • Dossier d’un adhérent / collectivité
    • Identité (informations générales / secteur d’activité / structure)
    • Adhésion (statuts et motifs / historique des statuts / impression du bulletin et du récépissé d’adhésion)
    • Equipe (référents / équipes / historique)
    • Effectif (effectifs déclarés / suivi de la déclaration obligatoire des effectifs / effectifs calculés / options d’affichage)
    • Finance (profil de facturation / informations comptable / coordonnées bancaires / masse salariale / adresse administrative)
    • Compta (factures et avoirs / encaissements et décaissements / opérations diverses / légende et actions)
    • Mémo (ajouter / répondre / supprimer un mémo)
    • Questionnaires
    • Journal

 

  • Outils
    • Liste des salariés
    • Courriers (publipostage / emailing)
    • Box (ajouter / visualiser un document)

 

  • Effectifs
    • D.O.E. nouvelle campagne (recherche / impression des D.O.E.)
    • D.O.E. déclarations existantes (recherche / saisie effectif ou masse salariale)
    • D.O.E. effectif non à jour (recherche / affectation d’effectif en lot)
    • D.P.A.E. (recherche et impression des D.P.A.E.)

 

Paramétrage

  • Liste des banques
  • Modes de paiement
  • Types de factures
  • Taux de T.V.A.
  • Liste des articles à facturer
  • Profils de facturation
    • Créer un profil
    • Ajouter des articles
    • Sélectionner la méthode de calcul
    • Paramètres spécifiques

 

Facturation

  • Appel de cotisation
    • Édition (recherche / impression / enregistrement)
    • Réédition

 

  • Facturation automatique
    • Rechercher les prestations à facturer
    • Rendre gratuite / facturée
    • Lancer la facturation

 

  • Facturation manuelle (ponctuelle)
    • Ajouter des articles
    • Enregistrer la pré facture
    • Imprimer la pré facture / transformer en facture

 

  • Facturation manuelle (rapide)
    • Ajouter des articles
    • Solder la facture via un règlement automatique
    • Valider une facture

 

  • Liste des factures
    • Rechercher (critères de recherche)
    • Détail d’une pièce
    • Saisie d’un règlement
    • Créer un avoir sur facture

 

  • Règlements
    • Ajouter un règlement (rechercher / saisir / enregistrer un règlement)
    • Liste des règlements (rechercher / supprimer / annuler un règlement)

 

  • Ajouter une O.D. (perte ou profit)
  • Remise en banque (édition / réédition)

 

Outils et impressions spécifiques

  • Lettrage / délettrage manuel
  • Tarification en lot
  • Impression spécifiques
    • Echéancier
    • Relances
    • Soldes tiers
    • Relevés de comptes
    • T.V.A. encaissée

 

Transfert en comptabilité

  • Impression des journaux (ventes / règlements / O.D.)
  • Générer le fichier de transfert
    • Contrôler les écritures
    • Afficher les écritures à transférer
    • Générer le fichier de transfert
    • Relancer / annuler un export

Public

Personnel administratif, Directeur, Administrateur du logiciel.

Prérequis

  • Maîtriser le clavier et la souris et avoir une bonne connaissance de l’environnement Windows©
  • Le participant dispose d’un compte Medtra avec identifiant et mot de passe
  • Avoir suivi (tout ou une partie) la formation intitulée Notions de base

Accessibilité aux personnes en situation de handicap

Nos formations sont accessibles pour les personnes en situation de handicap, contactez-nous pour évaluer les adaptations techniques et matérielles adaptées à vos besoins. Pour plus d'informations, contactez Madame Christine PELLERIN (mail : christine.pellerin@axess.fr, tél : 04 87 96 05 10 )

Modalités et délais d'accès

La commande est activée lorsque le devis nous est retourné signé. Il sera alors demandé de nous faire parvenir la liste des participants pour l'édition de la convention. Les inscriptions sont considérées comme validées quand la convention de formation est retournée à l’équipe formation. La convention doit être retournée une semaine avant le début de la formation.

Moyens pédagogiques

  • Un support de formation est disponible pour chaque participant.
  • Travail sur ordinateur sur lequel est installé le logiciel.
  • Un temps d'échange est prévu entre les participants et l'intervenant (Partage d'expérience).
  • Un questionnaire permet d'évaluer les acquis des participants suite à la formation.

Profil intervenant-es

Nos consultants font partie de la société depuis plusieurs  années et sont chargés du service client.

Travaux à faire pour les formations ouvertes et/ou à distance

Atelier pluridisciplinaire

  • un atelier réunissant le personnel administratif, la direction est organisé la dernière demi-journée. Il a pour objectif de proposer une mise en situation en binôme sur des scénarios concrets (préparés et improvisés).
  • Les échanges entre participants permettent une mise en commun de l’expérience dans un contexte interactif. Le formateur ASS veille au bon déroulement des ateliers et il accompagne les utilisateurs lors de la mise en pratique des connaissances et des compétences.

Moyens techniques

Conditions matérielles de la formation à respecter par les participants pour les formations à distance:

  • Des interlocuteurs libérés à 100%, dans un espace au calme. 
  • Un casque/écouteurs par personne pour éviter les échos / larsens
  • Un ordinateur (PC ou MAC) par personne, équipé d'une connexion internet et d'un navigateur internet au moins (Firefox, Chrome, Edge IE recommandés)

Conditions matérielles de la formation fournies par Axess pour les formations à distance

  • Un lien vers l'outil de classe virtuelle vous sera envoyé avant chaque séance formation, accompagné de la fiche pratique rappelant la méthode de connexion et les bonnes pratiques

Méthodes d'évaluation

l’intervenant est soit un formateur Axess Solutions Santé, soit un chef de projet Axess Solutions Santé

L’intervenant propose des exercices dirigés variés tout au long de la journée ; ces exercices permettent d’évaluer à chaud le niveau des participants.

A la fin de chaque partie, une évaluation est proposée sous forme d’un questionnaire d’auto-évaluation individuel ; la correction est un exercice collectif réalisé sous le contrôle du formateur.

Une feuille de présence est signée par chaque stagiaire pour chaque demi-journée ; cette feuille d’émargement est signée le matin puis en fin de journée.

Un questionnaire de satisfaction permet d’apprécier à chaud la réaction des participants

A l’issue de la formation, une attestation individuelle de formation est mise à disposition de chaque participant.