Planning et convocations

Pourquoi choisir cette formation ?

Organisez efficacement la vie de votre service à l'aide de l'agenda disponible dans Medtra. A travers deux volets (Planification des rendez-vous et édition des convocations), découvrez le détail des principales fonctionnalités et éditions du module Planning de Medtra.

Objectifs
  • Paramétrer le planning
  • Ajouter des rendez-vous
  • Connaître / utiliser les astuces de la vision journalière
  • Générer et envoyer les convocations
  • Rechercher et affecter au planning les salariés / agents à convoquer
  • Gérer les réservations et les absences
  • Accéder et utiliser la synthèse

Programme

Présentation du planning

  • Paramétrage du planning
    • Horaires de travail (ajouter / dupliquer des plages horaires)
    • Générer le planning (utilisateur / période / vacation et informations)

 

  • Description de l'onglet "Planning"
  • Les 3 modes d'affichage du planning
    • Présentation journalière / quotidienne
    • Présentation hebdomadaire
    • Présentation mensuelle

 

Ajouter un rendez-vous

  • Vision journalière
    • Description : Plages horaires / Activité / Adhérent / Lieu de visite / Salarié ou agent / Nature de visite / Type de convocation
    • Identifier les champs obligatoires pour l’édition des convocations
    • Partage du planning (colonne « utilisateur »)
    • Boutons d’action (ajouter de plages / bloquer / supprimer des plages / outils)

 

  • Astuces et conseils
    • Rendez-vous non nominatif
    • Bloquer / débloquer une ou plusieurs plage(s) horaire(s)
    • Copier / coller
    • Commentaires
    • Annuler / supprimer un rendez-vous
    • Options d’affichage
    • Déplacer un rendez-vous (avec commentaire)

 

Convocations

  • Générer les convocations
    • Génération individuelle (type de convocation)
    • Génération groupée (critères de recherche / assistante médicale)

 

  • Envoyer les convocations
    • Envoi individuel (aperçu / type d’envoi / adresses / clôturer la convocation)
    • Envoi groupé (critères de recherche)

 

Liste des convocables (agents et salariés à convoquer)

  • Accéder à la liste des convocables
  • Rechercher les agents / salariés à convoquer (critères de recherche)
  • Affectation au planning
    • Rechercher les agents / salariés par adhérent
    • Rechercher les plages disponibles par utilisateur
    • Affecter au planning

 

Réservations

  • Accéder à la liste des réservations
  • Ajouter une réservation
    • Sélectionner les salariés
    • Sélectionner les plages horaires à réserver
    • Imprimer une réservation

 

  • Affecter les agents / salariés
    • Ouvrir une réservation (planning ou liste)
    • Affecter les agents / salariés au planning
    • Imprimer une réservation

 

Menus contextuels du planning

  • Envoyer en file d'attente
  • Créer une convocation
  • Légendes des codes "couleurs"
  • Consulter un dossier agent / salarié
  • Consulter un dossier adhérent / collectivité / service

 

Gestion des absences

  • Recenser les absences
  • Générer les visites d’absence (conclusion / nature et date de prochaine visite)
  • Imprimer la lettre d’absentéisme
  • Modifier / supprimer une visite d’absence

 

Synthèse

  • Critères de sélection et options d’affichage
  • Consulter les plannings à partir de la synthèse
  • Outils
    • Supprimer (manuellement / journée / matin / après-midi)
    • Générer (manuellement / journée / matin / après-midi)

 

  • Partager un planning

Public

Médecins,  Infirmier-e, Secrétaire médicale, IPRP, Directeur, Administrateur du logiciel.

Prérequis

  • Maîtriser le clavier et la souris et avoir une bonne connaissance de l’environnement Windows©
  • Le participant dispose d’un compte Medtra avec identifiant et mot de passe
  • Avoir suivi (tout ou une partie) la formation intitulée Notions de base

Accessibilité aux personnes en situation de handicap

Nos formations sont accessibles pour les personnes en situation de handicap, contactez-nous pour évaluer les adaptations techniques et matérielles adaptées à vos besoins. Pour plus d'informations, contactez Madame Christine PELLERIN (mail : christine.pellerin@axess.fr, tél : 04 87 96 05 10 )

Modalités et délais d'accès

La commande est activée lorsque le devis nous est retourné signé. Il sera alors demandé de nous faire parvenir la liste des participants pour l'édition de la convention. Les inscriptions sont considérées comme validées quand la convention de formation est retournée à l’équipe formation. La convention doit être retournée une semaine avant le début de la formation.

Moyens pédagogiques

  • Un support de formation est disponible pour chaque participant.
  • Travail sur ordinateur sur lequel est installé le logiciel.
  • Un temps d'échange est prévu entre les participants et l'intervenant (Partage d'expérience).
  • Un questionnaire permet d'évaluer les acquis des participants suite à la formation.

Profil intervenant-es

Nos consultants font partie de la société depuis plusieurs  années et sont chargés du service client.

Travaux à faire pour les formations ouvertes et/ou à distance

Atelier pluridisciplinaire

  • un atelier réunissant des médecins, des infirmier(e)s et des secrétaires est organisé la dernière demi-journée. Il a pour objectif de proposer une mise en situation en binôme sur des scénarios concrets (préparés et improvisés).
  • Les échanges entre participants permettent une mise en commun de l’expérience dans un contexte interactif. Le formateur ASS veille au bon déroulement des ateliers et il accompagne les utilisateurs lors de la mise en pratique des connaissances et des compétences.

Moyens techniques

Conditions matérielles de la formation à respecter par les participants pour les formations à distance:

  • Des interlocuteurs libérés à 100%, dans un espace au calme. 
  • Un casque/écouteurs par personne pour éviter les échos / larsens
  • Un ordinateur (PC ou MAC) par personne, équipé d'une connexion internet et d'un navigateur internet au moins (Firefox, Chrome, Edge IE recommandés)

Conditions matérielles de la formation fournies par Axess pour les formations à distance

  • Un lien vers l'outil de classe virtuelle vous sera envoyé avant chaque séance formation, accompagné de la fiche pratique rappelant la méthode de connexion et les bonnes pratiques

Méthodes d'évaluation

l’intervenant est soit un formateur Axess Solutions Santé, soit un chef de projet Axess Solutions Santé

L’intervenant propose des exercices dirigés variés tout au long de la journée ; ces exercices permettent d’évaluer à chaud le niveau des participants.

A la fin de chaque partie, une évaluation est proposée sous forme d’un questionnaire d’auto-évaluation individuel ; la correction est un exercice collectif réalisé sous le contrôle du formateur.

Une feuille de présence est signée par chaque stagiaire pour chaque demi-journée ; cette feuille d’émargement est signée le matin puis en fin de journée.

Un questionnaire de satisfaction permet d’apprécier à chaud la réaction des participants

A l’issue de la formation, une attestation individuelle de formation est mise à disposition de chaque participant.